7 xu hướng quản trị doanh nghiệp đột phá trong năm 2020, đã làm quản lý không thể không biết

Bài toán phát triển và tăng trưởng lợi nhuận trong doanh nghiệp, về mặt lý thuyết, có hai cách tiếp cận điển hình: Thứ nhất, tìm cách bán ra nhiều sản phẩm/ dịch vụ hơn, và thứ hai, tối ưu hóa hoạt động quản trị doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành.

Tuy nhiên, với thị trường kinh doanh đang ngày một cạnh tranh như hiện nay, việc bạn cố gắng bán ra thật nhiều sản phẩm/ dịch vụ là vô cùng khó khăn. Thực tế, nội chỉ riêng việc giữ vững doanh số trước hàng trăm đối thủ, hàng nghìn sản phẩm đối chọi, đã là một vấn đề khiến nhiều người phải đau đầu suy nghĩ.

Bởi vậy, để tạo ra bánh đà phát triển cho doanh nghiệp, lý tưởng nhất, bạn hãy tìm kiếm lời giải cho bài toán tối ưu hoạt động vận hành trước tiên.

Đây là bài toán gần như không chịu tác động từ bất cứ sự cạnh tranh nào của đối thủ, nên việc làm chủ nó sẽ trở nên tương đối dễ thở. Hơn thế, lợi ích mà nó đem lại là cũng chẳng thể xem thường: Thử nghĩ xem, nếu bạn đang có 500,000 quy trình/ năm, thì với mỗi 2.000 đồng bạn tối ưu được/ quy trình, bạn đã tiết kiệm được 1 tỷ đồng/ năm -  một con số không quá lớn với những doanh nghiệp tầm cỡ, nhưng cũng không hề nhỏ khi được sử dụng để đầu tư vào các chiến lược phát triển khác.

Nút thắt lớn nhất của bài toán này mà bạn phải đối mặt có lẽ chính là ở sự ra đời nhiều đến chóng mặt của những làn sóng, xu hướng quản trị vận hành mới - mà trên thực tế, không phải xu hướng nào cũng tốt, cũng hiệu quả.

Hiểu được điều này, Base Resources, sau quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, đã tổng hợp trong bài viết dưới đây những xu hướng quản trị vận hành nổi bật nhất trong năm 2020. Hi vọng, qua đây, bạn có thể lựa chọn cho mình hướng đi phù hợp để xô đổ những mục tiêu trong năm mới.

Phần lớn bộ phận nhân lực lao động hiện nay thuộc thế hệ Y (Millennials, sinh năm 1980 – 1995), đi làm không chỉ để kiếm tiền mà còn để thỏa mãn niềm đam mê và hướng tới sự cân bằng giữa công việc-cuộc sống. Cũng vì thế mà đội ngũ nhân viên này thường trở nên "kén chọn", không dễ dàng bán rẻ chất xám và sức lao động của mình.

Rõ ràng, để nhận được sự phục vụ của lớp người lao động này, các chính sách phúc lợi và lương thưởng cũ kỹ là không đủ. Do đó, ngày càng nhiều các doanh nghiệp đang đầu tư mạnh mẽ hơn cho các chiến lược cải thiện trải nghiệm nhân viên (Employee Experience - EX), nhằm tăng lợi thế cạnh tranh trong việc thu hút ứng viên, cũng như khuyến khích họ ở lại với tổ chức của mình.

Nhiều số liệu chỉ ra rằng, hoạt động cải thiện EX, ngoài việc đóng góp chung vào hiệu quả tuyển dụng, giữ chân nhân viên, còn có tác động vô cùng tích cực tới lợi ích kinh tế của các doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Jacob Morgan, tác giả của 2 cuốn sách nổi tiếng "The Future of Work" và "The Employee Experience Advantage", những tổ chức tập trung đầu tư mạnh tay nhất vào việc nâng cao EX được:

Đây là những con số ấn tượng, biến EX trở thành một trong những xu hướng sẽ được quan tâm nhất trong năm 2020.

Có lẽ không quá bất ngờ khi việc giao tiếp và cộng tác trên kênh điện thoại là xu hướng tiếp theo các doanh nghiệp nên để mắt tới trong năm 2020. Có thể nói, nếu các hoạt động vận hành và giao tiếp nội bộ của bạn chưa được tối ưu để sử dụng linh hoạt trên các kênh di động, thì doanh nghiệp của bạn đang đánh mất đi những lợi thế cạnh tranh rất quan trọng!

Ngoài việc là một trong những phương tiện giao tiếp, cộng tác phổ biến nhất trên thế giới với số lượng người dùng lên tới 5,11 tỉ người (2019), cách kênh giao tiếp linh hoạt trên điện thoại còn đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:

Cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên về môi trường làm việc: Với việc cung cấp một kênh chia sẻ, kết nối và tiếp cận thông tin linh hoạt, nhanh chóng, nhân viên cũng sẽ dễ dàng công tác làm việc với nhau hơn, qua đó gia tăng mức độ hài lòng cũng như năng suất làm việc.

Tăng cường khả năng tiếp nhận và phản hồi theo theo thời gian thực: Các kênh giao tiếp di động, với tốc độ truyền tin nhanh chóng sẽ thay thế dần những giải pháp cũ kỹ như email, vốn được cho là thủ phạm gây rối loạn luồng thông tin làm việc bấy lâu nay.

Nâng cao khả năng truy cập và cộng tác làm việc cho nhân viên hoạt động trong những điều kiện đặc biệt: Đối với những nhân viên phải di chuyển thường xuyên hay trực tiếp tham gia vào các ngành nghề phục vụ/ dịch vụ, rõ ràng việc kè kè bên chiếc máy tính để cập nhật thông tin là bất khả thi. Vì vậy các kênh giao tiếp trên điện thoại sẽ là sự lựa chọn lý tưởng hơn để làm việc với những cá nhân này.

Với bối cảnh công nghệ phát triển, việc cộng tác linh hoạt trên các ứng dụng điện thoại là vô cùng cần thiết

Hiện nay, gần như tất cả các phần mềm quản lý công việc đều hỗ trợ trên nền tảng điện thoại, điều này khiến cho việc cộng tác càng trở nên dễ dàng, và giao tiếp qua điện thoại dần trở thành xu hướng không thể thay thế. Base Wework là một phần mềm phổ biến đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đón đầu xu thế này.

Có thể dễ dàng nhận thấy, các doanh nghiệp hiện nay đã và đang đang phụ thuộc rất nhiều vào xu hướng này: các ngành nghề sản xuất dần thay thế con người bằng những dây chuyền hiện đại, còn với mảng hoạt động dịch vụ, các công cụ đặt phòng trực tuyến hay chat bot tự động cũng đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

Với việc nhường lại cho máy móc xử lý các tác vụ phổ thông, mang tính chất lặp lại, doanh nghiệp sẽ giải phóng được thời gian cho nhân viên để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Không còn tình trạng lãng phí thời gian, nhân lực cho những công việc thiếu phù hợp, hoạt động vận hành của doanh nghiệp sẽ từ đó trở nên trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều.

Tiếp tục xuất hiện trong năm 2020 như một mũi nhọn vận hành của các doanh nghiệp số kiểu mẫu, tự động hóa sẽ buộc phải có những bước chuyển mình mới mẻ để đảm bảo thích ứng được với những nhu cầu khắt khe của thị trường.

Những "thượng đế" ngày nay đang trở nên khó tính hơn bao giờ hết, nên họ sẽ không thể tiếp nhận sản phẩm/ dịch vụ của một cách dễ dàng nữa. Mọi trải nghiệm, mọi điểm chạm tương tác giữa họ và doanh nghiệp giờ đây đều quan trọng. Và nếu như chúng không được cá nhân hóa đến độ chín nhất định, thì xin chia buồn, sản phẩm/ dịch vụ của bạn sẽ chỉ mãi nằm gọn trong "kho" mà thôi!

Bởi vậy, không chỉ dừng lại ở tốc độ giải quyết các tác vụ nữa, trong năm tới, các công cụ, kênh tự động hóa phải đảm bảo được yếu tố cá nhân hóa trải nghiệm và nội dung tương tác với khách hàng. Dĩ nhiên, đây là nhiệm vụ không hề dễ dàng, nhưng với sự giúp sức của các công nghệ tân tiến như AI hay Machine Learning, doanh nghiệp đang có những trợ thủ đắc lực và không ít cơ hội để chung tay phát triển.

Trong thực tiễn hoạt động quản trị, đôi khi các cấp lãnh đạo không hề nắm bắt được những hoạt động, công việc đang trực tiếp được tiến hành từ phía nhân viên. Do vậy, những quyết định của họ đôi phần sẽ trở nên thiếu phù hợp khi được đưa vào thực tiễn vận hành.

Do đó, ngoài việc phân tích những chỉ số liên quan tới quản trị hay kinh doanh thông thường, việc thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên để phát hiện những điểm nóng đang trực tiếp diễn ra cũng là xu hướng các nhà quản lý cần chú ý trong năm 2020.

Không chỉ là hình thức quản trị rủi ro nhãn tiền hiệu quả, việc thu thập phản hồi của nhân viên còn để lại những tác động vô cùng tích cực tới sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Với việc tự do ngôn luận, bày tỏ quan điểm, ý kiến của mình trong nội bộ tổ chức, nhân viên sẽ cảm thấy được tin tưởng và trân trọng hơn rất nhiều, qua đó gắn kết hơn với tập thể.

Kết quả đánh giá hiệu suất nhân viên chính là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng những kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn lực con người hiệu quả, qua đó nâng cao chất lượng hoạt động vận hành.

Vậy nhưng, hiện có tới 90% các nhà quản lý đều đang thừa nhận hoạt động đánh giá nhân viên hiện tại của tổ chức họ không phản ánh được chính xác hiệu suất làm việc của người lao động.

Vấn nạn này xảy ra, khi trong quá trình đánh giá nhân viên, nhà quản lý thường mắc phải 5 sai lầm phổ biến sau: đánh giá nhân viên một chiều, không nắm được nhân viên đang làm gì, thiếu tiêu chí đánh giá minh bạch, không đánh giá bao quát nhân viên trong thời gian dài, truyền đạt kết quả đánh giá theo cách tiêu cực. Những sai lầm đó dẫn tới việc sai lệch kết quả đánh giá, về lâu dài dễ nảy sinh mâu thuẫn nội bộ.

Để thoát khỏi những sai lầm phổ biến này, đồng thời triển khai những hoạt động đánh giá hiệu quả hơn, việc tiếp cận và phân tích hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu là vô cùng cần thiết. Với dữ liệu, và hoàn toàn chỉ dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể loại bỏ những biến số sai lệch từ những định kiến sai lầm phổ biến, nhờ vậy có những phép đo và phân tích kết quả làm việc toàn diện, chính xác hơn nhiều lần.

Xu hướng này sẽ ngày càng được củng cố vững chắc trong năm 2020, khi không ít những phần mềm cộng tác, quản lý công việc đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy văn hóa làm việc dựa trên số liệu. Không chỉ kho lưu trữ công việc minh bạch, các công cụ hiện đại còn là những kênh tham chiếu tuyệt vời để đánh giá nhân viên qua các tính năng nhắc việc, tổng hợp và báo cáo kết quả mạnh mẽ.

Thói quen chi tiêu của người tiêu dùng ngày càng trở nên khó lường, thị trường sản phẩm/ dịch vụ cũng trở nên biến động hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp nhiều lúc sẽ phải đối diện với 2 tình thế:

Quá nhiều mặt hàng tồn kho sẽ gây ra vấn đề nghiêm trọng tới dòng tiền trong doanh nghiệp. Nhưng ở một chiều hướng khác, việc dự trữ thiếu hụt so với nguồn nhu cầu thực tế cũng là một trở ngại lớn ảnh hưởng trực tiếp lên các hoạt động kinh doanh của tổ chức.

Vậy nên, trong năm 2020, hoạt động quản trị vận hành sẽ tiếp tục tập trung vào việc phát triển các chuỗi cung ứng đáp ứng được những yêu cầu "khó chiều" của nền kinh tế. Chúng phải đảm bảo được việc sản xuất ổn định, tuy nhiên cũng đồng thời có khả năng ứng biến linh hoạt, thay đổi kịp thời theo chiều hướng tiêu dùng của khách hàng và thị trường.

Vai trò của các giám đốc vận hành trong năm 2020 sẽ trở nên đặc biệt hơn rất nhiều: Họ cần phải hiểu rõ những nhân tố ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh của tổ chức, từ đó đưa ra những phương án kiểm soát chúng để tạo lợi thế cho doanh nghiệp.

Câu chuyện lúc này sẽ không chỉ dừng lại ở việc quản lý, tối ưu hóa các hoạt động, chi phí vận hành trong doanh nghiệp nữa. Mà đã nói đến kinh doanh, chúng ta không thể nào không nhắc tới khách hàng. Nhiệm vụ của người làm quản trị giờ đây sẽ phải gắn liền với người tiêu dùng, soi chiếu thêm vào các tác vụ bên lề như kiểm soát chất lượng sản phẩm, thời gian vận chuyển hay dịch vụ chăm sóc, hậu mãi.

Rõ ràng, với những kiến thức chuyên môn vốn chỉ được gói gọn trong các việc kiểm soát các hoạt động trong tổ chức, nhiệm vụ mới mẻ này sẽ là một thách thức lớn với những giám đốc vận hành. Vậy nên, họ sẽ cần phải cộng tác chặt chẽ, liên chức năng nhiều hơn với các cấp lãnh đạo và phòng ban chuyên sâu, qua đó mới có thể đưa ra những quyết định làm việc chính xác.

Với những mô hình làm việc cổ điển, phân tầng nhiều cấp bậc, hoạt động cộng tác sẽ trở nên khó khăn và thiếu hiệu quả hơn rất nhiều. Việc cải tiến, và làm việc theo những cấu trúc cấp tiến, hiện đại hơn gần như là bắt buộc nếu các nhà quản lý muốn tận dụng được sức mạnh của cả tập thể.

Cách thức quản trị doanh nghiệp không ngừng phát triển và đổi mới. Sự thay đổi này là điều tất yếu bởi các yếu tố công nghệ, nguồn lực lao động cũng đang có những bước tiến vô cùng mạnh mẽ và khó lường. Nếu doanh nghiệp không có hình thức quản trị đáp ứng nhu cầu của những sự biến đổi này,, sớm hay muộn, họ cũng sẽ lạc lối và dần biến mất khỏi thị trường.